Zeitaufwand: ca. 10 Minuten
Voraussetzungen:
Zugang zu Captured Knowledge
ERP-System-Zugangsdaten
Kenntnis Ihrer Support-E-Mail-Adresse
Ergebnis: Nach Abschluss dieses Leitfadens haben Sie Ihren ersten Fall von Ungelesen auf In Bearbeitung gesetzt, eine Mieterbestätigung gesendet und ein ERP-Ticket erstellt.
Schnellstartanleitung
Ihr Posteingang hat 15 neue Mieter-E-Mails seit heute Morgen. Sie wissen, dass Sie schnell antworten, alles im ERP-System dokumentieren und eventuelle Reparaturen koordinieren müssen. Das sind mindestens 5 verschiedene Bildschirme pro E-Mail. Bei diesem Tempo sind Sie bis zum Mittagessen fertig - morgen.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen einen schnelleren Weg. In 10 Minuten lernen Sie, Mieterprobleme von der E-Mail bis zur Lösung mit Captured Knowledge zu bearbeiten, wo alles an einem Ort geschieht.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass Sie haben:
✅ Anmeldedaten für Captured Knowledge
✅ Zugriff auf den Arbeitsbereich Ihres Teams
✅ Anmeldedaten für Ihr Immobilienverwaltungssystem (ERP)
✅ Kenntnis der E-Mail-Adresse Ihres Teams für Mieteranfragen
Ihr erster Fall: 5 Schritte
Schritt 1: Neue Fälle finden (1 Minute)
Was zu tun ist:
Melden Sie sich bei Captured Knowledge an
Klicken Sie auf "Fälle" in der Hauptnavigation
Suchen Sie nach Fällen mit Ungelesen-Status
Klicken Sie auf einen Fall, um ihn zu öffnen
Was Sie sehen werden:
Falltitel (normalerweise aus E-Mail-Betreff)
Immobilien- und Mieterinformationen
Die ursprüngliche E-Mail oder das Ereignis, das den Fall erstellt hat
KI-vorgeschlagener Arbeitsablauf rechts
Tipp: Neue Fälle erscheinen automatisch, wenn E-Mails eintreffen. Das System prüft Ihre Support-E-Mail alle 30 Sekunden.
Schritt 2: Arbeitsablauf überprüfen (2 Minuten)
Was zu tun ist:
Lesen Sie die ursprüngliche E-Mail/das Ereignis
Überprüfen Sie die Immobilien- und Mieterdetails
Überprüfen Sie das Panel Vorgeschlagene Aktionen
Stellen Sie sicher, dass die KI-Empfehlungen sinnvoll sind
Häufige vorgeschlagene Aktionen:
E-Mail importieren - E-Mail mit diesem Fall verknüpfen (zum Akzeptieren klicken)
E-Mail senden - Bestätigung an Mieter (vor dem Senden überprüfen)
ERP-Ticket erstellen - In Ihrem System dokumentieren (Details überprüfen)
Arbeitsauftrag erstellen - Reparatur planen (Dienstleister überprüfen)
Wichtig: Sie kontrollieren alles - überprüfen und bearbeiten Sie vor der Ausführung jeder Aktion.
Schritt 3: Mieter bestätigen (2 Minuten)
Was zu tun ist:
Finden Sie die Aktion "E-Mail senden" im vorgeschlagenen Arbeitsablauf
Überprüfen Sie die von der KI entworfene Nachricht
Bearbeiten Sie bei Bedarf (persönliche Note hinzufügen, Zeitplan anpassen)
Überprüfen Sie, ob der Empfänger korrekt ist
Klicken Sie auf "E-Mail senden"
Ändern Sie den Fallstatus von Ungelesen zu In Bearbeitung
Beispielbestätigung:
Hallo [Mietername],
Vielen Dank für die Meldung des [Problems]. Wir haben Ihre Anfrage erhalten und arbeiten daran, einen [Diensttyp] zur Behebung zu planen.
Wir werden Sie in Kürze über die Terminzeit informieren.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Team]
Warum das wichtig ist: Schnelle Bestätigung zeigt Mietern, dass ihr Problem bearbeitet wird.
Schritt 4: ERP-Ticket erstellen (3 Minuten)
Was zu tun ist:
Klicken Sie auf Aktion "ERP-Ticket erstellen"
Überprüfen Sie das vorgefüllte Formular:
Titel - Automatisch generiert, bei Bedarf bearbeiten
Beschreibung - KI-Zusammenfassung des Problems
Gebäude/Immobilie - Sollte bereits ausgewählt sein
Melder - Der Mieter, der es gemeldet hat
Priorität - Basierend auf Dringlichkeit anpassen
Klicken Sie auf "Gebäude aus Fall importieren", wenn Immobilien nicht ausgewählt sind
Wählen Sie geeignete Ticket-Vorlage, falls Ihr ERP diese verwendet
Klicken Sie auf "Ticket erstellen"
Was passiert:
Ticket wird in Ihrem ERP-System erstellt
Es wird automatisch mit diesem Fall verknüpft
Sie sehen die Ticketnummer (z.B. "TKT-5678")
Sie können auf "In ERP öffnen" klicken, um es in Ihrem Immobilienverwaltungssystem anzuzeigen
Tipp: Das ERP-Ticket ist erforderlich, bevor Arbeitsaufträge erstellt werden.
Schritt 5: Arbeitsauftrag erstellen & Mieter informieren (2 Minuten)
Was zu tun ist:
Klicken Sie auf Aktion "Arbeitsauftrag erstellen"
Füllen Sie das Formular aus:
Gewerk - Wählen Sie geeigneten Typ (Sanitär, Elektrik usw.)
Dienstleister - Wählen Sie aus intelligenten Gruppen:
Früher verwendet - Anbieter, die in diesem Gebäude gearbeitet haben
Neu im Gebäude - Alle anderen Anbieter
Beschreibung - KI-generiert, bei Bedarf bearbeiten
Buchungstext - Anweisungen für Dienstleister
Kostenschätzung - Grobe Schätzung
Klicken Sie auf "Arbeitsauftrag erstellen"
Finden Sie die Aktion "E-Mail senden" für Terminbestätigung
Fügen Sie Termindetails hinzu (Datum/Zeit)
An Mieter senden
Wenn Reparatur abgeschlossen ist:
Markieren Sie Arbeitsauftrag als abgeschlossen (synchronisiert automatisch vom ERP)
Senden Sie finale Bestätigungs-E-Mail
Ändern Sie Fallstatus zu Erledigt
Kurzreferenz: Fallstatus
Verwenden Sie diese zur Fortschrittsverfolgung:
Status
Wann verwenden
Was es bedeutet
Ungelesen
Automatisch
Neuer Fall, noch nicht überprüft
Offen
Nach erster Überprüfung
Bestätigt, bereit zur Bearbeitung
In Bearbeitung
Bei Bearbeitung
Aktiv am Lösen
Ausstehend
Beim Warten
Wartet auf Info/Genehmigung
Erledigt
Wenn abgeschlossen
Problem behoben, Mieter zufrieden
Tipp: Ändern Sie den Status während der Arbeit, um Ihr Team informiert zu halten.
Häufige Aufgaben: Schnelle Anleitungen
Falsch zugeordnete E-Mail verknüpfen
Finden Sie Aktion "E-Mail importieren"
Klicken Sie auf "Mit anderem Fall verknüpfen"
Suchen Sie nach korrektem Fall
Bestätigen Sie die Verschiebung
Neuen Fall aus einer falsch verknüpften E-Mail erstellen
Finden Sie Aktion "E-Mail importieren"
Klicken Sie auf "Neuen Fall erstellen"
Fügen Sie Verarbeitungsanweisungen hinzu (optional, z.B. "Dies betrifft Whg 5C, nicht 5B")
Aktivieren Sie "Verknüpfung aufheben" für die Fälle, aus denen die E-Mail entfernt werden soll
Bestätigen Sie mit "Neuen Fall erstellen"
Ergebnis: Für die E-Mail wird ein neuer Fall erstellt. Das kann einige Minuten dauern.
Gebäude beim Ticket-Erstellen hinzufügen
Im Ticket/Arbeitsauftrag-Formular
Finden Sie Abschnitt "Gebäude"
Klicken Sie auf "Gebäude aus Fall importieren"
Oder manuell "Gebäude auswählen" und suchen
Schnell einen Fall finden
Verwenden Sie die Suchleiste oben
Suchen nach:
Fallnummer: "#1234"
Immobilie: "Wohnung 4B"
Mieter: "Sarah Martinez"
Stichwort: "Wasserhahn Leck"
Ihr täglicher Arbeitsablauf
Morgen (15-30 Minuten)
Ungelesene Fälle prüfen - Neue nächtliche Probleme überprüfen
Bestätigungen senden - Mieter wissen lassen, dass Sie daran arbeiten
ERP-Tickets erstellen - Alles offiziell dokumentieren
Prioritäten planen - Dringende vs. Routineprobleme identifizieren
Während des Tages
In Bearbeitung-Fälle bearbeiten - Arbeitsablauf-Aktionen ausführen
Arbeitsaufträge erstellen - Dienstleister planen
Mieter informieren - Sie auf dem Laufenden halten
Telefonanrufe protokollieren - Gespräche dokumentieren
Ausstehend überwachen - Blockierer nachverfolgen
Vor Feierabend
Als Erledigt markieren - Abgeschlossene Fälle fertigstellen
Bestätigungen senden - Finale Mieter-Updates
Ausstehend überprüfen - Nachverfolgungserinnerungen setzen
Morgige Termine prüfen - Für nächsten Tag vorbereiten
Empfehlungen
KI die schwere Arbeit machen lassen
✅ Von KI entworfene E-Mails vor Bearbeitung überprüfen (oft perfekt)
✅ "Aus Fall importieren" verwenden, um Formulare automatisch auszufüllen
✅ KI-Zuordnung vertrauen, aber Immobilien-/Mieterinfo überprüfen
Organisiert bleiben
✅ Fallstatus während der Arbeit aktualisieren (hält Team informiert)
✅ Alle Kommunikationen mit Fällen verknüpfen (vollständiger Prüfpfad)
✅ Notizen für Kontext hinzufügen, den KI nicht erfassen kann
Gut kommunizieren
✅ Probleme schnell bestätigen (wenn möglich innerhalb 1 Stunde)
✅ Klare Erwartungen setzen (Terminzeiten, nächste Schritte)
✅ Abschluss bestätigen (Mieterzufriedenheit überprüfen)
Effizient arbeiten
✅ Intelligente Gruppierung nutzen, um Dienstleister auszuwählen
✅ Ähnliche Fälle bündeln (alle Sanitär, dann alle Elektrik)
✅ Arbeitsabläufe vor manueller Arbeit überprüfen (KI schlägt möglicherweise besseren Ansatz vor)
Wenn etwas schief geht
E-Mail mit falschem Fall verknüpft
Lösung: Klicken Sie auf "Mit anderem Fall verknüpfen" oder "Neuen Fall erstellen"
Kann ERP-Ticket nicht erstellen - "Gebäude erforderlich"
Lösung: Klicken Sie auf "Gebäude aus Fall importieren" im Formular
Aktion fehlgeschlagen
Lösung: Fehlermeldung lesen, Problem beheben (normalerweise fehlendes Feld), erneut versuchen
Kann etwas nicht finden
Lösung: Verschiedene Suchbegriffe versuchen, Filter prüfen, nach Datum durchsuchen
Siehe Fehlerbehebungsleitfaden für detaillierte Lösungen.
Nächste Schritte
Jetzt, da Sie die Grundlagen kennen:
Üben - 3-5 Fälle bearbeiten, um sich vertraut zu machen
Erkunden - Aktivitätsprotokoll, Analysen, Dateianhänge ansehen
Vollständiges Beispiel lesen - Siehe Falllebenszyklus-Beispiel für detaillierte Anleitung
Fragen stellen - Ihr Team-Admin oder Support kann helfen
Nach dieser Anleitung können Sie selbstständig Fälle bearbeiten. Die meisten Benutzer sind innerhalb ihrer ersten Stunde produktiv. Die KI übernimmt die Routinearbeit, Sie treffen die wichtigen Entscheidungen.
Hilfe erhalten
In-App-Hilfe - Suchen Sie nach ? Symbolen in der gesamten Benutzeroberfläche
Fehlerbehebungsleitfaden - Lösungen für häufige Probleme
Team-Admin - Fragen Sie Ihren Administrator nach teamspezifischer Anleitung
Support - E-Mail an [email protected]