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E-Mail-Eingangsservice

Erfahren Sie, wie unser E-Mail-Eingangsservice automatisch E-Mails von Ihrem Mail-Server verarbeitet, um Fälle zu erstellen und zu aktualisieren

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Verfasst von Nick Laffey

E-Mail-Eingangsservice

Zeitaufwand: ca. 10-12 Minuten Lesedauer

Unser E-Mail-Eingangsservice überwacht automatisch Ihren E-Mail-Server, verarbeitet eingehende E-Mails und erstellt oder aktualisiert Fälle in Captured Knowledge. Dies geschieht nahtlos im Hintergrund, sodass die Kommunikation in der Immobilienverwaltung automatisch organisiert wird, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.

Funktionsweise des E-Mail-Eingangs

Der vollständige Prozess

1. E-Mail-Überwachung

  • Unser Service überprüft alle 15 Sekunden die festgelegten "Eingangsordner" auf Ihrem Exchange-Server

  • Wir suchen nach neuen E-Mails in den von Ihnen konfigurierten Ordnern (wie "Posteingang" oder "Support")

  • Die E-Mails jedes Kunden werden unabhängig mit dedizierten Ressourcen verarbeitet

2. E-Mail-Verarbeitung

  • Neue E-Mails werden sicher von Ihrem Server abgerufen

  • E-Mail-Inhalt, Anhänge und Metadaten werden analysiert

  • Die KI bestimmt, ob die E-Mail mit einem bestehenden Fall zusammenhängt oder einen neuen Fall erfordert

3. Fallerstellung oder -verknüpfung

  • Neue Probleme: Erstellen eines neuen Falls mit einem von der KI vorgeschlagenen Workflow

  • Bestehende Probleme: Verknüpfung der E-Mail mit dem relevanten bestehenden Fall

  • Prüfung erforderlich: Wenn die KI eine Fallverknüpfung vorschlägt, aber nicht sicher ist, oder wenn kein Fall passt, erscheint die E-Mail in der Eingehende E-Mails-Prüfwarteschlange zur Entscheidung durch Ihr Team

  • Zwei E-Mails zum selben Anliegen: Treffen zwei getrennte E-Mails zum selben Anliegen kurz hintereinander ein, erstellt CK einen einzigen Fall und schlägt vor, die zweite E-Mail mit diesem Fall zu verknüpfen — statt einen doppelten Fall anzulegen

  • Objektzuordnung: Automatische Zuordnung zu korrekten Objekten und Mietern

4. Workflow-Generierung

  • Die KI analysiert den E-Mail-Inhalt und Kontext

  • Schlägt nächste Schritte vor (ERP Tickets erstellen, Aufträge planen, Antworten senden)

  • Aktionen erscheinen als Entwurfsvorschläge zur Überprüfung

5. E-Mail-Organisation

  • Verarbeitete E-Mails werden in festgelegte "Ausgangsordner" auf Ihrem Server verschoben

  • Ursprüngliche E-Mails verbleiben in Ihrem Exchange-System zur Compliance

  • Vollständiger Prüfpfad wird in Captured Knowledge gepflegt

Konfigurationsanforderungen

Exchange-Server-Einrichtung

Eingangsordner

  • Konfigurieren Sie, welche Ordner wir auf neue E-Mails überwachen

  • Gängige Beispiele: "Posteingang", "Support", "Immobilienverwaltung"

  • Sie können mehrere Ordner für verschiedene Arten von Kommunikation angeben

Ausgangsordner

  • Konfigurieren Sie, wohin verarbeitete E-Mails nach der Erfassung verschoben werden

  • Beispiele: "Verarbeitet", "Captured Knowledge", "Archiv"

  • Hält Ihren Posteingang sauber und bewahrt gleichzeitig Originale

Zugriffsberechtigungen

  • Unser Service benötigt Lese-/Schreibzugriff auf die angegebenen Ordner

  • Verwendet sichere Authentifizierungsprotokolle (OAuth 2.0)

  • Anmeldedaten werden sicher mit branchenüblicher Verschlüsselung verwaltet

E-Mail-Verarbeitungsregeln

Automatische Fallzuordnung

  • E-Mails werden mithilfe der KI-Analyse mit bestehenden Fällen abgeglichen:

    • Objektadressen und Einheitsnummern

    • Mieternamen und Kontaktinformationen

    • Problemthemen und Problembeschreibungen

    • Zeitliche Zusammenhänge

    • Historischer Kontext aus früheren Kommunikationen

Neue Fallerstellung

  • Erstellt neue Fälle wenn:

    • Kein bestehender verwandter Fall gefunden wird

    • E-Mail neue Immobilienverwaltungsprobleme enthält

    • KI feststellt, dass es sich um ein eigenständiges Problem handelt

Fehlerbehebung

Häufige Probleme und Lösungen

E-Mails werden nicht verarbeitet

Mögliche Ursachen:

  • Netzwerkverbindungsprobleme zwischen unserem Service und Ihrem Exchange-Server

  • Firewall blockiert die IP-Adresse unseres Services

  • Exchange-Server vorübergehend nicht verfügbar

  • Ordnerberechtigungen wurden geändert

Lösung:

  1. Lokaler Exchange Server: Überprüfen Sie, ob unsere statische IP-Adresse in Ihrer Firewall freigegeben ist (siehe IP-Adresse unten). Microsoft 365 (bei Einrichtung nach unserer Microsoft-365-Anleitung): Prüfen Sie, ob das Postfach noch direktes Mitglied der Gruppe ist, die Sie für Captured Knowledge eingerichtet haben

  2. Prüfen Sie, ob die Ordnerberechtigungen nicht geändert wurden

  3. Überprüfen Sie den Exchange-Server-Status und die Konnektivität

  4. Kontaktieren Sie den Support, wenn Probleme bestehen bleiben

Falsche Fallzuordnungen

Mögliche Ursachen:

  • Ähnliche Objektadressen verursachen Verwirrung

  • E-Mail-Thread für verschiedene Probleme wiederverwendet

  • Unvollständige Kontaktinformationen

Lösungen:

  1. Verwenden Sie die Funktion "Mit anderem Fall verknüpfen", um E-Mails zu verschieben

  2. Geben Sie Feedback mit "Neuen Fall erstellen" und spezifischen Anweisungen

  3. Überprüfen und aktualisieren Sie Kontaktinformationen für besseres Matching

  4. Siehe unseren Leitfaden zur Fehlerbehebung für detaillierte Schritte

Verzögerte E-Mail-Verarbeitung

Normale Verarbeitungszeit:

  • Die meisten E-Mails werden innerhalb von 30-60 Sekunden verarbeitet

  • Komplexe E-Mails oder große Anhänge können bis zu 2-3 Minuten dauern

  • KI-Analyse fügt 10-30 Sekunden für Workflow-Generierung hinzu

Wann zu überprüfen:

  • Wenn E-Mails nicht nach 5 Minuten in Fällen erscheinen

  • Wenn Ihr Exchange-Ausgangsordner zeigt, dass E-Mails nicht verschoben werden

  • Wenn mehrere E-Mails aus demselben Zeitraum nicht verarbeitet wurden

Netzwerkkonnektivität

Firewall-Konfiguration

Unser E-Mail-Eingangsservice verwendet eine feste statische IP-Adresse für alle Verbindungen zu Ihren Mailservern:

Statische IP-Adresse: 34.185.226.196

Relevant ist sie für einen lokalen Exchange Server, dessen Firewall diese Adresse freigeben muss. Für Microsoft 365 (Exchange Online) ist keine Firewall-Regel nötig — nur falls Sie den Zugriff von Anwendungen per bedingtem Zugriff (Conditional Access) auf bestimmte IP-Adressen beschränken. Einrichtungsanleitungen: Microsoft 365 · Exchange Server (lokal).

Wichtig für IT-Teams:

  • Diese IP befindet sich physisch in Frankfurt, Deutschland (Region europe-west3)

  • Einige IP-Geolokalisierungsdatenbanken zeigen sie möglicherweise fälschlicherweise als US-basiert an

  • Lokaler Exchange Server: Bitte geben Sie diese IP-Adresse in Ihren Firewall-Regeln frei

  • Alle ausgehenden Verbindungen von unserem Service verwenden diese IP

Verbindungsdetails:

  • Region: Europa West 3 (Frankfurt, Deutschland)

  • Protokoll: HTTPS (nur sichere Verbindungen)

  • Port: 443 (HTTPS)

  • Authentifizierung: Microsoft 365 über Microsoft Graph mit OAuth 2.0; Exchange Server über Exchange Web Services mit einem eigenen Dienstbenutzer

Konnektivität testen Wenn Sie Verbindungsprobleme haben:

  1. Überprüfen Sie, dass 34.185.226.196 in Ihrer Firewall freigegeben ist (lokaler Exchange Server)

  2. Lokaler Exchange Server: Prüfen Sie, dass Exchange Web Services aktiviert sind und unser Dienstkonto die richtigen Berechtigungen hat

  3. Microsoft 365 (bei Einrichtung nach unserer Microsoft-365-Anleitung): Prüfen Sie die Einrichtung mit Test-ServicePrincipalAuthorization (siehe Anleitung für Microsoft 365)

  4. Testen Sie die Exchange-Konnektivität von Ihrem Netzwerk aus

Leistungsüberwachung

Indikatoren für normalen Betrieb:

  • E-Mails werden innerhalb von 1-2 Minuten nach Ankunft verarbeitet

  • Fälle werden automatisch erstellt oder aktualisiert

  • E-Mails werden korrekt in Ausgangsordner verschoben

  • Neue Fälle erscheinen mit von der KI vorgeschlagenen Workflows

Leistungsmetriken:

  • Verarbeitungsrate: Bis zu 4 E-Mails pro Sekunde pro Kunde

  • Verfügbarkeit: 99,9% Betriebszeit mit automatischen Wiederholungen

  • Timeout-Behandlung: 55-Sekunden-Verarbeitungslimit pro Kunde

  • Wiederholungslogik: Automatische Wiederholungen bei temporären Fehlern

Hilfe erhalten

Fehlerbehebung beim E-Mail-Eingang

Wenn E-Mails nicht in Fällen erscheinen:

  1. Überprüfen Sie Ihren Exchange-Ausgangsordner - Verarbeitete E-Mails sollten innerhalb weniger Minuten dorthin verschoben werden

  2. Warten Sie 5 Minuten - Die Verarbeitung kann 1-3 Minuten für komplexe E-Mails mit Anhängen dauern

  3. Überprüfen Sie Spam-/Junk-Ordner - Einige E-Mails werden möglicherweise gefiltert, bevor sie überwachte Ordner erreichen

  4. Überprüfen Sie die Ordnerkonfiguration - Kontaktieren Sie Ihr IT-Team, um Eingangsordner-Einstellungen und Berechtigungen zu bestätigen

Wenn E-Mails mit falschen Fällen verknüpft sind:

  1. Verwenden Sie "Mit anderem Fall verknüpfen" - Verschieben Sie die E-Mail zum korrekten Fall

  2. Verwenden Sie "Neuen Fall erstellen" - Geben Sie spezifische Anweisungen zur Verbesserung des Matchings

  3. Aktualisieren Sie Kontaktinformationen - Stellen Sie sicher, dass Mieter- und Objektdetails korrekt sind

  4. Siehe unseren Leitfaden zur Fehlerbehebung für detaillierte Schritte

Wenn Probleme nach 10+ Minuten bestehen bleiben: Kontaktieren Sie den Support mit den unten stehenden Informationen.

Wann den Support kontaktieren

  • E-Mails erscheinen nicht in Fällen nach 10+ Minuten

  • E-Mails werden konsistent mit falschen Fällen verknüpft (nach Versuch der oben genannten Fehlerbehebungsschritte)

  • Fragen zur Firewall-Konfiguration für unsere statische IP-Adresse

  • Notwendigkeit, Eingangs-/Ausgangsordner-Konfiguration zu ändern

Bereitzustellende Informationen

Wenn Sie den Support wegen Problemen beim E-Mail-Eingang kontaktieren:

  1. Ihr Organisationsname

  2. Zeitraum, wann das Problem begann

  3. Spezifische Beispiele: E-Mail-Betreffzeilen und wann sie gesendet wurden

  4. Was Sie versucht haben: Schritte, die Sie bereits zur Behebung des Problems unternommen haben

  5. Kürzliche Änderungen: Neue Firewall-Regeln, E-Mail-Server-Updates oder Konfigurationsänderungen

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Unser E-Mail-Eingangsservice ist so konzipiert, dass er nahtlos im Hintergrund funktioniert und Ihre Immobilienverwaltungskommunikation automatisch organisiert. Die meisten Benutzer müssen nie darüber nachdenken - E-Mails erscheinen einfach in den richtigen Fällen mit hilfreichen KI-Vorschlägen für nächste Schritte.

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