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Neue Kommunikationen erstellen

Erfahren Sie, wie Sie Telefonanrufe, physische Post und andere Nicht-E-Mail-Kommunikation dokumentieren, indem Sie manuelle Kommunikationseinträge im System erstellen.

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Verfasst von Nick Laffey

Neue Kommunikationen erstellen

Zeitaufwand: 3-5 Minuten zum Erstellen einer Kommunikation

Voraussetzungen:

  • Aktives Captured Knowledge Konto

  • Team mit konfigurierter Support-E-Mail-Adresse

Ergebnis: Nach dem Lesen dieses Leitfadens werden Sie in der Lage sein, Fälle aus Telefonanrufen, physischer Post und anderen Nicht-E-Mail-Kommunikationen zu erstellen, sodass alle Probleme in einem System verfolgt werden.

Ein Mieter ruft um 16:55 Uhr am Freitag wegen eines verstopften Abflusses an. Sie notieren es auf einem Klebezettel und planen, Montag früh einen Fall anzulegen. Über das Wochenende wird der Zettel unter Papieren begraben. Montag kommt, ein anderer Mieter ruft wegen desselben Abflusses an - jetzt überläuft er. "Hat das vorher jemand gemeldet?" fragt Ihr Kollege. Sie haben keine Ahnung.

Die Funktion "Neue Kommunikation erstellen" verhindert verlorene Meldungen. Telefonanrufe, physische Post und persönliche Gespräche werden sofort zu richtigen Fällen - durchsuchbar, zuweisbar und nachverfolgbar, genau wie per E-Mail gemeldete Probleme.

Was ist diese Funktion?

Die Funktion "Neue Kommunikation" erstellt einen E-Mail-formatierten Datensatz von Nicht-E-Mail-Kommunikationen und sendet ihn an den Support-Posteingang Ihres Teams. Dort wird er genauso verarbeitet wie jede andere eingehende E-Mail – Fälle werden erstellt, Workflows werden vorgeschlagen und Teammitglieder werden automatisch zugewiesen.

Verwenden Sie diese Funktion, wenn:

  • Ein Mieter über ein Problem anruft, anstatt eine E-Mail zu senden

  • Sie physische Post erhalten, die dokumentiert werden muss

  • Jemand ein Problem persönlich meldet

  • Sie einen Fall aus einem anderen Kommunikationskanal als E-Mail erstellen müssen

So funktioniert es:

  1. Sie füllen ein Formular aus, das die Kommunikation beschreibt

  2. Das System erstellt einen E-Mail-formatierten Datensatz mit allen Details

  3. Die E-Mail wird an Ihre Team-Support-Adresse gesendet

  4. Das System verarbeitet sie wie jede eingehende E-Mail (erstellt Fall, schlägt Aktionen vor)

  5. Optional: Das System sendet eine Bestätigungs-E-Mail an den Kontakt

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Zugriff auf den Bildschirm "Neue Kommunikation"

Navigieren Sie von Ihrem Team-Hauptmenü zur Seite Neue Kommunikation erstellen.

2. Beschreiben Sie das Problem

Problembeschreibung (Erforderlich): Geben Sie eine detaillierte Beschreibung des gemeldeten Problems ein. Dies wird zum Hauptinhalt des Falls.

Beispiel:

Mieter meldet, dass Heizung in Wohnung 4B nicht funktioniert.Problem begann gestern Abend. Mieter erwähnt, dass dieTemperatur in der Einheit etwa 15°C beträgt.

Zusätzliche Notizen (Optional): Fügen Sie zusätzlichen Kontext, Folgeinformationen oder interne Notizen hinzu.

Beispiel:

Mieter rief um 14:30 an. Klang besorgt wegen einesälteren Elternteils, der in der Einheit wohnt.Bat um dringende Antwort.

3. Teammitglied zuweisen

Verantwortlicher (Erforderlich): Wählen Sie aus, wer diesen Fall bearbeiten soll:

  • Bestimmtes Teammitglied: Wählen Sie eine Person aus dem Dropdown-Menü

  • Automatische Zuweisung: Lassen Sie das Feld leer, um die Round-Robin-Zuweisung zu verwenden (siehe Round-Robin-Fallzuweisung)

Wenn Sie einen bestimmten Verantwortlichen auswählen, wird der Fall dieser Person beim Erstellen zugewiesen. Wenn Sie das Feld leer lassen, weist das System basierend auf Ihren Team-Rotationseinstellungen automatisch zu.

4. Immobilien oder Gebäude verknüpfen (Optional, aber empfohlen)

Verwenden Sie das Immobilien-Datenraster, um nach relevanten Immobilien oder Gebäuden zu suchen und diese auszuwählen:

So wählen Sie Immobilien aus:

  1. Verwenden Sie die Filtersteuerungen, um nach Gebäudenummer, Einheitennummer oder Adresse zu suchen

  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für relevante Immobilien oder Gebäude

  3. Das System verknüpft diese mit dem erstellten Fall

Alternative: Wenn Sie die genaue Immobilie nicht kennen, können Sie einfach die Kontaktinformationen und Adresse in die unten stehenden Felder eingeben. Das System wird versuchen, sie automatisch zuzuordnen, wenn der Fall erstellt wird.

5. Kontaktinformationen eingeben

Kontaktname: Name der Person, die das Problem meldet

Kontaktfirmenname: Firma oder Organisation (falls zutreffend)

Kontakt-E-Mail-Adresse: E-Mail für Korrespondenz

  • Erforderlich, wenn automatische Bestätigung gesendet wird

  • Andernfalls optional, aber für Nachverfolgung empfohlen

Bestätigungs-E-Mail senden: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das System automatisch an den Kontakt antworten soll, wenn der Fall erstellt wird, um ihn darüber zu informieren, dass sein Problem eingegangen ist.

Kontakttelefonnummer: Telefonnummer für Rückrufe

Immobilienadresse: Vollständige Adresse der betroffenen Immobilie

  • Das System verwendet dies, um passende Immobilien zu finden, wenn Sie sie oben nicht ausgewählt haben

6. Dateien anhängen (Optional)

Fügen Sie bis zu 5 Dateien hinzu, die sich auf diese Kommunikation beziehen:

  • Fotos des Problems

  • Gescannte Dokumente

  • Unterstützende Materialien

Klicken Sie auf Dateien auswählen oder ziehen Sie Dateien per Drag & Drop, um Anhänge hinzuzufügen.

7. Kommunikation absenden

Klicken Sie auf die Schaltfläche Absenden am unteren Rand des Formulars.

Was passiert als Nächstes:

  1. Das System erstellt eine E-Mail mit allen eingegebenen Informationen

  2. Die E-Mail wird an den Support-Posteingang Ihres Teams gesendet

  3. Das System verarbeitet die E-Mail (normalerweise innerhalb von 1-2 Minuten)

  4. Ein neuer Fall wird mit den Informationen erstellt

  5. Falls ausgewählt, wird eine automatische Bestätigung an den Kontakt gesendet

  6. Der Fall erscheint in Ihrer Fallliste, zugewiesen an den angegebenen Benutzer (oder automatisch zugewiesen)

Verständnis der Ergebnisse

Nach dem Absenden sehen Sie eine Erfolgsmeldung:

"Neue Kommunikation wurde eingereicht! Sie sollten in Kürze eine E-Mail an die Support-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens erhalten."

Innerhalb von 1-2 Minuten:

  • Neuer Fall erscheint in Ihrer Fallliste

  • Falltitel stammt aus der Problembeschreibung

  • Fall ist dem ausgewählten Benutzer zugewiesen (oder automatisch zugewiesen)

  • Alle verknüpften Immobilien/Gebäude sind mit dem Fall verbunden

  • Anhänge sind im Fall verfügbar

  • Falls aktiviert, erhält der Kontakt eine Bestätigungs-E-Mail

Häufige Anwendungsfälle

Telefonanruf dokumentieren

Szenario: Mieter ruft wegen eines undichten Rohrs an.

Schritte:

  1. Öffnen Sie "Neue Kommunikation erstellen"

  2. Problembeschreibung: "Mieter meldet undichtes Rohr unter Küchenspüle in Wohnung 12C. Wasser sammelt sich auf dem Boden. Problem begann heute Morgen."

  3. Zusätzliche Notizen: "Mieter rief um 10:15 an. Bat um Service am selben Tag, wenn möglich."

  4. Wählen Sie die Immobilie mithilfe des Datenrasters (suchen Sie nach Wohnung 12C)

  5. Geben Sie die Kontaktinformationen des Mieters ein

  6. Aktivieren Sie "Bestätigungs-E-Mail senden", um den Empfang zu bestätigen

  7. Weisen Sie dem Bereitschafts-Wartungskoordinator zu

  8. Absenden

Ergebnis: Fall erstellt und zugewiesen, Mieter erhält Bestätigung, Wartungsteam kann alle Details sehen.

Physische Post aufzeichnen

Szenario: Immobilieneigentümer sendet schriftliche Beschwerde per Post.

Schritte:

  1. Öffnen Sie "Neue Kommunikation erstellen"

  2. Problembeschreibung: Kopieren Sie den Inhalt aus dem Brief

  3. Zusätzliche Notizen: "Per physischer Post am [Datum] erhalten"

  4. Wählen Sie relevantes Gebäude

  5. Geben Sie die Kontaktinformationen des Eigentümers aus dem Briefkopf ein

  6. Scannen Sie den Brief und fügen Sie ihn als Datei an

  7. Absenden

Ergebnis: Beschwerde ist im System dokumentiert, kann wie jedes andere Problem verfolgt und beantwortet werden.

Persönliche Meldung im Immobilienbüro

Szenario: Mieter besucht Büro, um Lärmbeschwerde zu melden.

Schritte:

  1. Öffnen Sie "Neue Kommunikation erstellen", während der Mieter anwesend ist

  2. Problembeschreibung: Dokumentieren Sie die Beschwerdedetails

  3. Wählen Sie die Immobilie des Mieters

  4. Geben Sie die Kontaktinformationen des Mieters ein oder überprüfen Sie sie

  5. Aktivieren Sie "Bestätigungs-E-Mail senden", damit der Mieter eine Bestätigung erhält

  6. Absenden, während der Mieter wartet

  7. Zeigen Sie dem Mieter die Bestätigungsmeldung

Ergebnis: Problem ist sofort im System, Mieter geht mit dem Wissen, dass es dokumentiert wurde.

Tipps für beste Ergebnisse

Seien Sie spezifisch in Beschreibungen: Geben Sie Datum/Uhrzeit an, wann das Problem begann, Schweregrad und sofortige Bedenken.

Verknüpfen Sie Immobilien immer, wenn möglich: Die Verwendung des Datenrasters zur Auswahl von Immobilien stellt sicher, dass der Fall mit dem richtigen Standort und den richtigen Kontakten verbunden ist.

Verwenden Sie automatische Bestätigung für Mietervertrauen: Das Aktivieren dieses Kontrollkästchens stellt sicher, dass der Kontakt weiß, dass sein Problem eingegangen ist, wodurch Folgeanrufe reduziert werden.

Fügen Sie Anhänge hinzu: Fotos und Dokumente bieten wertvollen Kontext für das zugewiesene Teammitglied.

Wählen Sie Verantwortliche sorgfältig: Wenn es sich um ein dringendes Problem handelt, weisen Sie jemanden Bestimmten zu. Für Routineangelegenheiten verteilt die automatische Zuweisung die Arbeitslast gleichmäßig.

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