Zeitaufwand: Ungefähr 12-15 Minuten
Voraussetzungen:
Aktives Captured Knowledge Konto
Verständnis der grundlegenden Fallkonzepte (siehe Einführung in Captured Knowledge)
Ergebnis: Nach dem Lesen dieses Leitfadens werden Sie in der Lage sein, jeden Aktionstyp manuell zu erstellen, zu verstehen, wann manuelle Erstellung gegenüber KI-Vorschlägen zu verwenden ist, und Ihren Arbeitsablauf mit Vertrauen zu verwalten.
Die KI schlägt eine Standard-Bestätigungs-E-Mail vor, aber Sie wissen, dass dieser bestimmte Mieter Telefonanrufe bevorzugt. Sie möchten ihn anrufen und einen Arbeitsauftrag für einen bestimmten Installateur erstellen, der dieses Gebäude gut kennt. Die KI weiß diese Dinge nicht. Sie müssen die Kontrolle über den Arbeitsablauf selbst übernehmen.
Benutzer-erstellte Aktionen geben Ihnen diese Kontrolle. Anstatt auf KI-Vorschläge zu warten oder solche zu bearbeiten, die nicht passen, können Sie genau die Aktionen erstellen, die Sie benötigen, wann Sie sie benötigen, mit vollständiger Anpassung.
Was sind benutzer-erstellte Aktionen?
Benutzer-erstellte Aktionen ermöglichen es Ihnen, jederzeit Arbeitsablauf-Aktionen zu jedem Fall hinzuzufügen, indem Sie die Schaltfläche "Aktion hinzufügen" verwenden. Sie haben vollständige Kontrolle über jeden Aspekt der Aktion, von Empfängern bis hin zu Inhalten und Ausführungszeiten.
Warum das wichtig ist:
Vollständige Kontrolle - Erstellen Sie genau das, was Sie brauchen, nicht nur KI-Vorschläge
Sofortige Reaktion - Warten Sie nicht darauf, dass die KI die richtige Aktion vorschlägt
Arbeitsablauf-Flexibilität - Passen Sie sich an einzigartige Situationen an, die die KI möglicherweise übersieht
Professionelle Effizienz - Bearbeiten Sie Routineaufgaben schnell ohne KI-Unterstützung
Benutzer-erstellte vs. KI-vorgeschlagene Aktionen:
Benutzer-erstellte Aktionen - Sie erstellen mit der Aktion hinzufügen-Schaltfläche, vollständige Anpassung
KI-vorgeschlagene Aktionen - System schlägt basierend auf Fall-Analyse vor, vorausgefüllte Inhalte
Beide arbeiten zusammen - Benutzer-erstellte und KI-vorgeschlagene Aktionen erscheinen im selben Arbeitsablauf-Panel
Verfügbare Aktionstypen
Sie können manuell fünf Arten von Aktionen erstellen:
1. E-Mail-Aktionen
Zweck: Kommunikation an Mieter, Dienstleister oder andere Kontakte senden Häufige Verwendungen:
Bestätigungs-E-Mails für Mieterberichte
Terminerinnerungen und -bestätigungen
Status-Updates während laufender Arbeiten
Gebäudeweite Ankündigungen
Nachfass-Kommunikation nach Arbeitsabschluss
Hauptfunktionen:
Mehrere Empfänger (An, CC, BCC)
Rich-Text-Nachrichten-Editor
Dateianhänge (bis zu 10 Dateien, 20MB jeweils)
Automatisches Ausfüllen von Gebäudebewohnern
2. Telefonanruf-Aktionen
Zweck: Telefonkommunikation und Gespräche dokumentieren Häufige Verwendungen:
Mietergespräche über Probleme aufzeichnen
Dienstleisterdiskussionen dokumentieren
Terminplanungsgespräche protokollieren
Notfall-Kommunikation notieren
Nachfass-Gespräche verfolgen
Hauptfunktionen:
Kontaktauswahl aus Fall
Anrufdauer-Verfolgung
Detaillierte Notizen und Ergebnisse
Integration mit Kontakt-Management
3. Arbeitsauftrag-Aktionen
Zweck: Formelle Serviceanfragen für externe Anbieter erstellen Häufige Verwendungen:
Notfall-Reparaturen (Sanitär, Elektrik, Heizung)
Routinewartung (Inspektionen, Reinigung)
Mieter-angeforderte Reparaturen
Gebäudeweite Wartungsprojekte
Hauptfunktionen:
Dienstleister-Auswahl mit intelligenter Gruppierung
Gewerbe- und Arbeitsauftrag-Typ-Spezifikation
Kostenschätzung
ERP-System-Integration
Immobilien- und Bewohner-Zuordnung
4. ERP-Ticket-Aktionen
Zweck: Offizielle Dokumentation in Ihrem Immobilienverwaltungssystem erstellen Häufige Verwendungen:
Formelle Problem-Dokumentation
Compliance-Verfolgung
Rechtliche Dokumentationsanforderungen
Prüfpfad-Erstellung
Integration mit Immobilienverwaltungsarbeitsabläufen
Hauptfunktionen:
Direkte ERP-System-Erstellung
Automatische Fall-Verknüpfung
Status-Synchronisation
Compliance-Dokumentation
5. Schadensbericht-Aktionen
Zweck: Immobilienschäden für Versicherung und Verfolgung dokumentieren Häufige Verwendungen:
Mieter-verursachte Schäden dokumentieren
Wetterbedingte Schadensberichte
Abnutzungs-Dokumentation
Versicherungsanspruch-Unterstützung
Wartungsplanung
Hauptfunktionen:
Detaillierte Schadensbeschreibungen
Foto- und Dateianhänge
Kostenschätzung für Reparaturen
Versicherungsintegrations-Unterstützung
Aktionen erstellen: Schritt-für-Schritt-Prozess
Schritt 1: Zugriff auf die Aktion hinzufügen-Schaltfläche
Öffnen Sie Ihren Fall - Navigieren Sie zu dem Fall, in dem Sie eine Aktion hinzufügen möchten
Lokalisieren Sie das Arbeitsablauf-Panel - Rechte Seite der Fall-Ansicht
Finden Sie die Aktion hinzufügen-Schaltfläche - Suchen Sie nach der "Aktion hinzufügen"-Schaltfläche oben im Arbeitsablauf-Panel
Klicken Sie auf Aktion hinzufügen - Dies öffnet das Aktionstyp-Auswahlmenü
Visueller Hinweis: Die Aktion hinzufügen-Schaltfläche ist prominent angezeigt und kann ein "+" Symbol oder ähnlichen visuellen Indikator haben.
Schritt 2: Aktionstyp auswählen
Nach dem Klicken auf Aktion hinzufügen sehen Sie ein symbolbasiertes Menü mit fünf Optionen:
📧 E-Mail - Kommunikation senden
📞 Telefonanruf - Gespräche dokumentieren
🔧 Arbeitsauftrag - Serviceanfragen erstellen
📋 ERP-Ticket - Offizielle Dokumentation
📄 Schadensbericht - Immobilienschäden-Dokumentation
Klicken Sie auf das Symbol für den Aktionstyp, den Sie erstellen möchten. Das Formular für diesen Aktionstyp öffnet sich sofort.
Schritt 3: Aktionsformular ausfüllen
Jeder Aktionstyp hat ein spezialisiertes Formular mit relevanten Feldern:
Alle Formulare enthalten:
Aktions-spezifische Felder - Angepasst für den Aktionstyp
Echtzeit-Validierung - Sofortiges Feedback zu Pflichtfeldern
Hilfetext und Beispiele - Anleitung für ordnungsgemäße Vervollständigung
Schutz vor ungespeicherten Änderungen - Verhindert versehentlichen Datenverlust
Formularverhalten:
Automatisches Speichern als Entwurf - Änderungen werden automatisch gespeichert, während Sie tippen
Pflichtfeld-Indikatoren - Klare Kennzeichnung obligatorischer Felder
Fehlerverhütung - Validierung verhindert häufige Fehler
Intelligente Standards - Vorausgefüllt mit Fall-Informationen, wenn anwendbar
Schritt 4: Überprüfen und Speichern/Ausführen
Nach dem Ausfüllen des Formulars haben Sie zwei Ausführungsoptionen:
Option 1: Als Entwurf speichern
Aktion bleibt im Entwurf-Status
Kann später vor der Ausführung bearbeitet werden
Erscheint im Arbeitsablauf-Panel für spätere Aktion
Gut für: Vorausplanung, Genehmigungen einholen, unvollständige Informationen
Option 2: Sofort ausführen
Aktion wird in einem Schritt erstellt und ausgeführt
Überspringt Entwurf-Status (geht zu Ausstehend → In Bearbeitung → Abgeschlossen)
Kann nach Ausführung nicht bearbeitet werden
Gut für: Routineaktionen, dringende Kommunikation, vollständige Informationen
Bewährte Praxis: Verwenden Sie "Als Entwurf speichern" bei Unsicherheit, "Sofort ausführen" bei Vertrauen.
Detaillierte Leitfäden zur Aktionserstellung
E-Mail-Aktionen manuell erstellen
Wann zu verwenden: Jede Kommunikation an Mieter, Dienstleister oder andere Kontakte senden
Formularfelder:
Empfänger (Erforderlich) - Aus Fall-Kontakten auswählen oder E-Mail-Adressen eingeben
BCC (Optional) - Versteckte Empfänger für Datenschutz
Betreff (Erforderlich) - Klare, spezifische Betreffzeile
Nachricht (Erforderlich) - Rich-Text-Nachrichteninhalt
Anhänge (Optional) - Bis zu 10 Dateien, 20MB jeweils
Schritt-für-Schritt-Prozess:
Aktion hinzufügen → 📧 E-Mail klicken
Empfänger auswählen - Dropdown verwenden, um Fall-Kontakte zu wählen oder externe Adressen eingeben
BCC bei Bedarf hinzufügen - Für gebäudeweite E-Mails oder interne Kopien
Klaren Betreff schreiben - Immobilien-/Einheits-Referenz einschließen, wenn relevant
Nachricht verfassen - Markdown-Formatierung für Klarheit verwenden
Dateien bei Bedarf anhängen - Neue Dateien hochladen oder Fall-Dateien durchsuchen
Alles überprüfen - Empfänger, Betreff, Nachricht, Anhänge prüfen
Ausführung wählen - Als Entwurf speichern oder Sofort ausführen
Besondere Funktionen:
"Alle Gebäudebewohner in BCC"-Schaltfläche - Fügt automatisch alle Gebäudebewohner zu BCC hinzu
Kontakt-Auto-Vorschlag - System schlägt relevante Kontakte aus dem Fall vor
E-Mail-Validierung - Verhindert Senden an ungültige Adressen
Arbeitsauftrag-Aktionen manuell erstellen
Wann zu verwenden: Wartungs-, Reparatur- oder Service-Aktionen an externe Anbieter zuweisen
Formularfelder:
Titel (Erforderlich) - Kurze Arbeitsbeschreibung
Gewerbe (Erforderlich) - Art der Arbeit (Sanitär, Elektrik usw.)
Arbeitsauftrag-Typ (Erforderlich) - Kategorie (Notfall, Routine usw.)
Dienstleister (Erforderlich) - Unternehmen/Person zur Arbeitsausführung
Buchungstext (Erforderlich) - Kurze Anweisungen (35 Zeichen Limit)
Beschreibung (Erforderlich) - Detaillierte Arbeitserklärung
Kostenschätzung (Optional) - Erwartete Kosten in Euro
Gebäude (Erforderlich) - Wo Arbeit ausgeführt wird
Immobilien (Optional) - Spezifische betroffene Einheiten
Bewohner (Optional) - Mieter, die kontaktiert werden müssen
Intelligente Dienstleister-Gruppierung:
Aus Fall - Bereits in diesem Fall beteiligte Anbieter
Zuvor verwendet - Anbieter, die zuvor in diesem Gebäude gearbeitet haben
Neu im Gebäude - Alle anderen Anbieter, die dem Gewerbe entsprechen
Telefonanruf-Aktionen manuell erstellen
Wann zu verwenden: Jede Telefonkommunikation im Zusammenhang mit dem Fall dokumentieren
Formularfelder:
Kontakt (Erforderlich) - Mit wem Sie gesprochen haben
Anruftyp (Erforderlich) - Eingehend, Ausgehend oder Geplant
Dauer (Optional) - Anruflänge in Minuten
Datum/Zeit (Automatisch ausgefüllt) - Wann der Anruf stattfand
Notizen (Erforderlich) - Was besprochen wurde und eventuelle Ergebnisse
Nachfassen erforderlich (Optional) - Wenn zusätzliche Aktion erforderlich ist
ERP-Ticket-Aktionen manuell erstellen
Wann zu verwenden: Offizielle Dokumentation in Ihrem Immobilienverwaltungssystem erstellen
Formularfelder:
Titel (Erforderlich) - Offizieller Ticket-Titel
Beschreibung (Erforderlich) - Detaillierte Problem-Beschreibung
Priorität (Erforderlich) - Dringlichkeitsstufe
Kategorie (Erforderlich) - Problem-Typ
Gebäude (Erforderlich) - Zugehörige Immobilie
Einheit (Optional) - Spezifische Wohnung/Raum
Melder (Optional) - Wer das Problem gemeldet hat
Schadensbericht-Aktionen manuell erstellen
Wann zu verwenden: Immobilienschäden für Versicherung, Verfolgung oder Reparaturplanung dokumentieren
Formularfelder:
Titel (Erforderlich) - Kurze Schadensbeschreibung
Schadenstyp (Erforderlich) - Schadens-Kategorie
Schweregrad (Erforderlich) - Gering, Mittel, Schwer
Beschreibung (Erforderlich) - Detaillierte Schadens-Dokumentation
Ursache (Optional) - Was den Schaden verursacht hat
Kostenschätzung (Optional) - Erwartete Reparaturkosten
Fotos/Anhänge (Optional) - Visuelle Dokumentation
Versicherungsanspruch (Optional) - Ob Versicherung beteiligt wird
Aktionsverwaltung nach Erstellung
Entwurf-Aktionen
Arbeiten mit Entwürfen:
Frei bearbeiten - Alle Felder bleiben bis zur Ausführung bearbeitbar
Änderungen speichern - Modifikationen werden automatisch gespeichert
Ausführungszeit - Ausführen, wenn bereit, keine Eile
Teilen/Überprüfung - Andere können Entwürfe vor Ausführung überprüfen
Schutz vor ungespeicherten Änderungen
Automatischer Schutz:
Navigations-Warnung - System warnt, wenn Sie versuchen zu gehen mit ungespeicherten Änderungen
Browser-Schließen-Schutz - Verhindert versehentlichen Verlust beim Schließen des Browsers
Auto-Speichern - Speichert regelmäßig Formulardaten, um Verlust zu verhindern
Wiederherstellung - Kann teilweise ausgefüllte Formulare wiederherstellen
Integration mit KI-vorgeschlagenen Aktionen
Manuelle und KI-Aktionen arbeiten nahtlos zusammen in Ihrem Arbeitsablauf:
Kombinierter Arbeitsablauf
Gemischte Aktionsquellen:
KI-Vorschläge erscheinen automatisch basierend auf Fall-Analyse
Manuelle Aktionen erscheinen, wenn Sie sie erstellen
Beide Typen verwenden das gleiche Status-System (Entwurf → Ausstehend → In Bearbeitung → Abgeschlossen)
Gleiche Verwaltung - Beide Typen auf gleiche Weise bearbeiten, ausführen oder archivieren
Häufige Anwendungsfälle
Szenario 1: Dringende Kommunikation
Situation: Mieter meldet Notfall und Sie müssen sofortige Bestätigung senden
Manueller Ansatz:
Aktion hinzufügen → E-Mail
Schnelle Empfängerauswahl aus Fall
Vorgeschriebene dringende Antwort-Vorlage
Sofort ausführen für sofortige Kommunikation
Warum manuell besser ist: Schneller als auf KI-Vorschlag zu warten, vollständige Kontrolle über Timing und Nachricht.
Szenario 2: Spezialisierter Dienstleister
Situation: Benötigen spezifischen Dienstleister, der nicht von KI vorgeschlagen wird
Manueller Ansatz:
Aktion hinzufügen → Arbeitsauftrag
Spezialisierten Anbieter aus "Neu im Gebäude"-Gruppe auswählen
Buchungstext für die Anforderungen dieses Anbieters anpassen
Spezifische Anweisungen hinzufügen, die sie benötigen
Warum manuell besser ist: KI könnte vertraute Anbieter vorschlagen, aber Sie kennen den besten Spezialisten für diese Arbeit.
Empfehlungen
Planung Ihrer Aktionen
Vor dem Erstellen von Aktionen:
Überprüfen Sie bestehenden Arbeitsablauf, um Duplikate zu vermeiden
Sammeln Sie alle notwendigen Informationen (Kontakte, Details, Anhänge)
Wählen Sie den am besten geeigneten Aktionstyp für Ihr Ziel
Berücksichtigen Sie das Timing - wann sollte diese Aktion ausgeführt werden?
Formular-Vervollständigung
Genauigkeit zuerst:
Überprüfen Sie doppelt Empfänger-E-Mail-Adressen
Verifizieren Sie Dienstleister-Kontaktinformationen
Korrekturlesen Sie alle schriftlichen Inhalte vor der Ausführung
Bestätigen Sie, dass Anhänge korrekt und notwendig sind
Ausführungszeit
Als Entwurf speichern, wenn:
Auf zusätzliche Informationen warten
Genehmigung von Vorgesetztem oder Kunden benötigen
Aktionen für zukünftige Ausführung planen
Unsicher über Timing oder Inhalt
Sofort ausführen, wenn:
Alle Informationen vollständig und genau sind
Timing dringend oder kritisch ist
Routineaktionen, die keine Überprüfung erfordern
Sie vertrauen in den Aktionsinhalt haben
Fehlerbehebung
Problem: Aktion hinzufügen-Schaltfläche nicht sichtbar
Mögliche Ursachen:
Unzureichende Berechtigungen zum Erstellen von Aktionen
Fall ist in einem Status, der keine neuen Aktionen erlaubt
Browser-Anzeigeproblem
Lösungen:
Seite aktualisieren, um Anzeige-Probleme zu lösen
Mit Administrator über Aktions-Erstellungs-Berechtigungen prüfen
Verifizieren Sie, dass Fall offen ist und Modifikationen erlaubt
Versuchen Sie anderen Browser, wenn Problem anhält
Problem: Formular-Validierungsfehler
Häufige Probleme:
Pflichtfelder leer gelassen
Ungültige E-Mail-Adressen in Empfängern
Dateianhänge zu groß (>20MB)
Kostenschätzungen in falschem Format
Lösungen:
Prüfen Sie, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
Verifizieren Sie E-Mail-Adress-Format ([email protected])
Reduzieren Sie Dateigrößen oder verwenden Sie weniger Anhänge
Verwenden Sie numerisches Format für Kostenschätzungen (keine Währungssymbole)
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