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Voraussetzungen:

Ergebnis: Nach dem Lesen dieses Artikels wissen Sie, wie Sie KI-Vorschläge für Fall-Verknüpfungen prüfen, E-Mails aus der Team-Warteschlange entfernen und die Liste filtern, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Wenn E-Mails in Ihrem überwachten Postfach eintreffen, verarbeitet Captured Knowledge diese automatisch und versucht, jede E-Mail mit einem bestehenden Fall zu verknüpfen — oder markiert sie zur Prüfung, wenn keine eindeutige Zuordnung möglich ist.

Der Tab Eingehende E-Mails bietet Ihrem Team eine gemeinsame Übersicht aller eingehenden E-Mails, damit keine Nachricht verloren geht und jede Nachricht die nötige Aufmerksamkeit erhält.

Der Filter Needs review zeigt E-Mails an, die eine menschliche Entscheidung erfordern. Eine E-Mail erscheint hier, wenn:

Um den Filter zu aktivieren, klicken Sie auf Needs review in der Symbolleiste über der E-Mail-Liste.

Wenn die KI eine Fall-Verknüpfung vorschlägt, sehen Sie in der Spalte „Fall" den vorgeschlagenen Fallnamen, Status und die Adresse — gekennzeichnet mit Suggested - needs review.

Von hier aus haben Sie zwei Möglichkeiten:

Review on case — Öffnet den Fall in der Ticketansicht, wo Sie die vollständige E-Mail im Kontext prüfen und den KI-Vorschlag bestätigen oder ablehnen können. Dies ist der empfohlene Weg für komplexe Entscheidungen.

Dismiss — Entfernt die E-Mail aus der Prüfwarteschlange des gesamten Teams. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt E-Mails verwerfen weiter unten.

Wenn eine E-Mail keinem Fall zugeordnet ist und keine KI-Empfehlung vorliegt, zeigt die Spalte „Fall" No case — needs review an.

Sie haben drei Möglichkeiten:

Add to case — Verknüpft diese E-Mail mit einem bestehenden Fall. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie erkennen, dass die E-Mail zu einem bereits geöffneten Fall gehört.

Create new case — Erstellt einen neuen Fall aus dieser E-Mail. Verwenden Sie diese Option, wenn die E-Mail ein neues Problem beschreibt, das noch nicht in einem bestehenden Fall erfasst ist.

Dismiss — Entfernt die E-Mail aus der Prüfwarteschlange des gesamten Teams, ohne sie zu verknüpfen. Verwenden Sie diese Option für E-Mails, die keinen Fall erfordern (Newsletter, Abwesenheitsantworten usw.).

Wenn Sie eine E-Mail verwerfen, wird sie aus der Prüfwarteschlange des gesamten Teams entfernt. Die E-Mail wird nicht gelöscht — sie wird lediglich als erledigt markiert und erscheint für niemanden im Team mehr unter „Needs review".

Wann sollten Sie verwerfen:

Verworfene E-Mail wiederherstellen: Wurde eine E-Mail versehentlich verworfen, kann jedes Teammitglied sie wiederherstellen. Suchen Sie die E-Mail in der Liste (entfernen Sie ggf. den Filter „Needs review") und klicken Sie auf Restore, um sie wieder in die Prüfwarteschlange des Teams aufzunehmen.

Der Filter Assigned to me zeigt nur E-Mails an, deren verknüpfter Fall Ihnen zugewiesen ist. Verwenden Sie diesen Filter, um sich auf E-Mails zu konzentrieren, die direkt Ihren Aufgabenbereich betreffen, ohne die Einträge Ihrer Kollegen aus der gemeinsamen Ansicht zu entfernen.

Sie können Needs review und Assigned to me kombinieren, um nur Ihre eigenen ungelösten Elemente anzuzeigen.