Zeitaufwand: 8 Minuten

Voraussetzungen:

Ergebnis: Nach diesem Beispiel haben Sie einen vollständigen Fall mit Gustav bearbeitet — von der eingehenden Mieter-E-Mail an und die Aktionen Schritt für Schritt mit Gustav umgesetzt — und gesehen, wie Sie jeden Schritt prüfen und freigeben.

Über Gustav zu lesen ist das eine; zu sehen, wie er einen echten Fall bearbeitet, das andere. Dieses Beispiel verfolgt eine Beschwerde vom Eintreffen der E-Mail bis zur Lösung des Falls — mit Mit Gustav chatten innerhalb des Falls. Jede Aktion von Gustav ist ein Entwurf, den Sie prüfen, bevor er ausgeführt wird.

An einem Montagmorgen meldet ein Mieter — Devin Zebra — per E-Mail, dass Wasser durch die Decke seiner Wohnung in der Salmonellenweg 305, oberstes Geschoss (Einheit 3/18), dringt. Captured Knowledge hat aus seiner E-Mail bereits einen Fall erstellt.

Öffnen Sie den neuen Fall und klicken Sie in der Fall-Werkzeugleiste auf Mit Gustav chatten. Das Chat-Panel öffnet sich, und Gustav lädt den vollständigen Kontext des Falls — die E-Mail von Devin, seine Kontaktdaten, die Immobilie und den leeren Workflow.

Klicken Sie auf den Vorschlag „Was soll ich als Nächstes tun?". Gustav liest den Fall und skizziert einen sinnvollen Plan — den Mieter informieren, prüfen, ob es zu dieser Immobilie frühere Schäden gibt, eine Besichtigung organisieren und alles im ERP-System dokumentieren. Welche Schritte Sie gehen, entscheiden Sie.

Bevor Sie etwas zusagen, möchten Sie wissen, ob es sich um ein wiederkehrendes Problem handelt. Fragen Sie:

„Gibt es offene Schadensberichte zu dieser Immobilie?"

Gustav sucht und zeigt die Ergebnisse als Karten. In diesem Fall gibt es keine — der Schaden ist neu —, sodass Sie mit einer neuen Reparatur fortfahren können.

Lassen Sie Gustav die Eingangsbestätigung entwerfen:

„Entwirf eine Antwort an Devin und bestätige, dass wir heute jemanden zur Besichtigung schicken."

Der E-Mail-Entwurf erscheint im Workflow-Panel, mit einer kurzen Notiz, warum Gustav ihn erstellt hat. Sie lesen ihn, passen einen Satz an Ihren Ton an und senden ihn. Devin hat innerhalb weniger Minuten eine Antwort.

Nun die Reparatur selbst:

„Erstelle einen Auftrag für einen Installateur zur Besichtigung des Deckenlecks in Einheit 3/18."

Gustav entwirft einen Auftrag — Gewerk auf Installateur gesetzt, mit der Immobilie verknüpft — und schlägt einen Dienstleister vor, den Sie in diesem Objekt schon einmal beauftragt haben. Sie bestätigen den Dienstleister und legen den Auftrag an.

„Erstelle ein ERP-Ticket für diesen Wasserschaden."

Gustav entwirft das Ticket und füllt Titel, Beschreibung und Priorität aus dem Fall-Kontext. Sie prüfen es und legen es an; das Ticket verknüpft sich automatisch mit dem Fall.

Da die Arbeit nun läuft, bringen Sie den Status auf den aktuellen Stand:

„Setze den Status auf In Bearbeitung und die Priorität auf hoch."

Gustav bestätigt jede Änderung, bevor er sie anwendet, sodass der Fall nun den aktuellen Stand widerspiegelt.

Später schickt der Installateur eine Nachricht, dass er den Mieter nicht erreichen kann. Das E-Mail wird zum Fall gematcht. Öffnen Sie den Fall erneut, öffnen Sie Gustav und fragen Sie:

„Was gibt es Neues in diesem Fall?"

Gustav aktualisiert seine Sicht auf den Fall, erkennt die Rückmeldung des Dienstleisters und bietet an, eine Nachricht an den Mieter zu entwerfen, um zu fragen, ob es eine aktuelle Telefonnummer gibt. Sie senden die E-Mail.

Eine Konversation, der ganze Fall - Die Vorgeschichte durchsuchen, die E-Mail, den Auftrag und das ERP-Ticket entwerfen und die Fall-Felder aktualisieren — alles geschah in einem einzigen Chat, ohne Wechsel zwischen Ansichten und Formularen.

Sie haben jeden Schritt freigegeben - Gustav hat jeden Entwurf vorbereitet; Sie haben geprüft, bearbeitet und gesendet bzw. angelegt. Nichts geschah automatisch.

Echter Kontext, weniger Tipparbeit - Da Gustav die E-Mail, den Kontakt und die Immobilie des Falls bereits kannte, haben Sie Ihr Anliegen in einem Satz beschrieben, statt Formulare auszufüllen.

Lückenlos dokumentiert - Jeder Schritt — von der eingehenden E-Mail bis zur Lösung — wird im Fall festgehalten und revisionssicher gespeichert, sodass die Dokumentationspflicht erfüllt bleibt.