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Voraussetzungen:

Ergebnis: Nach dem Lesen dieses Leitfadens werden Sie in der Lage sein, Telefongespräche in Ihren Fällen zu dokumentieren, eine vollständige Kommunikationshistorie zu führen und zu verstehen, wann Telefonanrufe gegenüber E-Mails zu bevorzugen sind.

Der Compliance-Prüfer fragt nach einem Gespräch, das Sie vor drei Wochen mit einem Mieter geführt haben. Sie erinnern sich an den Anruf, Sie erinnern sich an die Terminvereinbarung, aber Sie haben keinen Nachweis. War es Dienstag oder Mittwoch? Hat der Mieter den Vormittagstermin bestätigt? Sie prüfen Ihre E-Mails - nichts. Sie prüfen den Fall - keine Dokumentation. Jetzt steht Aussage gegen Aussage.

Telefonanruf-Aktionen verhindern undokumentierte Gespräche. Wenn Sie einen Anruf protokollieren, wird er mit Zeitstempel versehen, dauerhaft gespeichert und ist in der Fallhistorie sichtbar. Jeder, der den Fall später überprüft, kann genau sehen, was besprochen wurde und wann.

Eine Telefonanruf-Aktion ist ein einfacher Nachweis eines Telefongesprächs zwischen Ihnen und einem Kontakt, der mit einem Fall in Verbindung steht. Diese Aktionen:

Telefonanruf-Aktionen unterscheiden sich von E-Mail-Aktionen dadurch, dass sie keine Kommunikation initiieren—sie dokumentieren lediglich, dass ein Gespräch stattgefunden hat.

Verwenden Sie Telefonanruf-Aktionen, wenn:

Verwenden Sie E-Mail-Aktionen, wenn:

Telefonanruf-Aktionen werden typischerweise von der KI als Teil des Arbeitsablaufs eines Falls vorgeschlagen, können aber bei Bedarf auch manuell erstellt werden.

Schritte:

Ergebnis: Der Telefonanruf wird mit einem automatischen Zeitstempel im Fall protokolliert und erscheint in der Aktivitätszeitachse. Der Aktionsstatus ändert sich auf Abgeschlossen und kann nicht mehr bearbeitet werden.

Wenn Sie eine Telefonanruf-Aktion öffnen, sehen Sie eine Kontaktkarte mit Informationen über die Person, die Sie angerufen haben (oder anrufen werden):

Die Kontaktkarte zeigt:

Wenn der Kontakt noch nicht identifiziert wurde: Sie sehen möglicherweise die Nachricht: "Die zu kontaktierende Partei wurde noch nicht identifiziert."

Dies tritt typischerweise auf, wenn die KI eine Telefonanruf-Aktion vorschlägt, aber noch nicht bestimmt hat, wer kontaktiert werden soll. In diesem Fall müssen Sie entweder:

Das Feld Telefonverlauf ist ein 3-zeiliges mehrzeiliges Textfeld, in dem Sie das Gespräch dokumentieren. Dies ist das einzige Feld, das Sie beim Protokollieren eines Telefonanrufs ausfüllen müssen.

Was Sie in Ihr Anrufprotokoll aufnehmen sollten:

Beispiele für Anrufprotokolle:

Kurze Bestätigung:

Koordination mit Dienstleister:

Problemklärung:

Balance zwischen Kürze und Vollständigkeit - Fügen Sie genügend Details hinzu, damit jemand, der den Fall später liest, versteht, was geschehen ist, halten Sie es aber prägnant.

Sobald Sie auf "Anrufprotokoll erstellen" klicken, geschieht Folgendes:

Warum Telefonanruf-Protokolle nicht bearbeitet werden können: Telefonanruf-Aktionen dienen als offizielle Aufzeichnung der Kommunikation. Das Verhindern von Bearbeitungen stellt sicher, dass das dokumentierte Gespräch für Prüfpfade und Compliance-Zwecke genau und unverändert bleibt.

Situation: Sie haben einen Arbeitsauftrag erstellt und müssen bestätigen, wann der Dienstleister die Reparatur planen kann.

Schritte:

Ergebnis: Die Termindetails sind im Fall für zukünftige Referenz dokumentiert.

Situation: Ein Mieter benötigt dringend ein Update zu einer Reparatur, und E-Mail wäre zu langsam.

Schritte:

Ergebnis: Die Kommunikation ist dokumentiert, auch wenn keine E-Mail gesendet wurde.

Situation: Sie müssen mit dem Mieter einen Zeitpunkt für eine Immobilieninspektion koordinieren.

Schritte:

Ergebnis: Die mündliche Vereinbarung ist dokumentiert, und Sie können mit einer schriftlichen E-Mail-Bestätigung nachfassen.

Situation: Eine E-Mail eines Mieters war unklar, und Sie benötigen mehr Details, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.

Schritte:

Ergebnis: Sie haben jetzt spezifische Details, um geeignete Arbeitsaufträge oder ERP-Tickets zu erstellen.

Seien Sie spezifisch bezüglich der Zeit:

Dokumentieren Sie wichtige Entscheidungen:

Fügen Sie Folgeaktionen hinzu:

Verweisen Sie auf andere Fallelemente:

Verwenden Sie professionelle Sprache:

Protokollieren Sie Anrufe zeitnah:

Problem: Die Kontaktkarte zeigt "Die zu kontaktierende Partei wurde noch nicht identifiziert."

Lösung:

Problem: Kann die Telefonanruf-Aktion nicht übermitteln—das Formular zeigt einen Validierungsfehler.

Lösung:

Problem: Die Schaltfläche "Anrufprotokoll anlegen" ist deaktiviert oder es passiert nichts beim Klicken.

Lösung: