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Gustav in Fällen verwenden

So nutzen Sie Gustav, den KI-Assistenten, direkt in Fällen, um Aktionen zu entwerfen, Felder zu aktualisieren und Ihren Workflow im Gespräch zu steuern.

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Verfasst von Nick Laffey
Diese Woche aktualisiert

Gustav in Fällen verwenden

Zeitaufwand: 5 Minuten

Voraussetzungen:

  • Zugang zu Captured Knowledge

  • Ein geöffneter Fall in der Anwendung

Ergebnis: Nach dem Lesen dieses Artikels wissen Sie, wie Sie Gustav aus einem Fall heraus öffnen, welche Werkzeuge verfügbar sind und wie Sie Vorschlags-Chips und Konversation nutzen, um Ihren Workflow zu steuern.

Hinweis: Gustav in Fällen wird derzeit schrittweise eingeführt. Wenn Sie die Gustav-Schaltfläche nicht in Ihrer Fall-Werkzeugleiste sehen, kontaktieren Sie unser Support-Team, um die Funktion für Ihr Team freischalten zu lassen.

Gustav ist der KI-Assistent von Captured Knowledge. Wenn Sie Gustav aus einem Fall heraus öffnen, erhält er den vollständigen Kontext dieses Falls — verknüpfte E-Mails, Kontakte, Liegenschaften, Workflow-Aktionen und Aktivitätsverlauf — sodass Sie schneller arbeiten können, ohne zwischen Ansichten wechseln zu müssen.

Gustav öffnen

So starten Sie eine Gustav-Sitzung aus einem Fall:

  1. Öffnen Sie einen Fall in Captured Knowledge

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gustav in der Fall-Werkzeugleiste

  3. Ein Chat-Panel öffnet sich auf der rechten Seite des Bildschirms

Gustav lädt automatisch den Fall-Kontext, sodass Sie sofort Fragen stellen oder Aktionen anfordern können.

Vorschlags-Chips

Wenn Sie Gustav in einem Fall öffnen, erscheinen fünf Vorschlags-Chips für den schnellen Einstieg:

  • Was soll ich als Nächstes tun? — Fragen Sie Gustav, was basierend auf dem aktuellen Stand des Falls als Nächstes passieren sollte

  • Auf Basis aktueller Änderungen neu verarbeiten — Lassen Sie Gustav neue E-Mails, Notizen oder Änderungen prüfen und Aktualisierungen vorschlagen

  • Welche Informationen fehlen? — Identifizieren Sie Lücken im Fall, die vor der Lösung gefüllt werden müssen

  • E-Mail für diesen Fall entwerfen — Bitten Sie Gustav, eine E-Mail an einen beteiligten Kontakt zu entwerfen

  • Auftrag erstellen — Lassen Sie Gustav einen Auftrag basierend auf den Falldetails entwerfen

Klicken Sie auf einen Chip, um die Anfrage zu senden, oder geben Sie Ihre eigene Frage im Eingabefeld ein.

Was Gustav in einem Fall kann

Aktionen entwerfen

Gustav kann E-Mail-Entwürfe, Aufträge und ERP-Tickets basierend auf dem Fall-Kontext erstellen. Zum Beispiel:

  • „Entwirf eine Antwort an den Mieter zum Reparaturtermin"

  • „Erstelle einen Auftrag für einen Installateur zur Reparatur des Küchenwasserhahns"

  • „Entwirf ein ERP-Ticket für dieses Problem"

Entwürfe erscheinen im Workflow-Panel zur Prüfung, bevor Sie sie absenden oder übermitteln. Jeder Entwurf enthält eine kurze Erklärung, warum Gustav ihn erstellt hat — zum Beispiel „Antwort auf Mieteranfrage zur Heizungsreparatur" — damit Sie den Kontext schnell erfassen können.

Fallfelder aktualisieren

Sie können Gustav bitten, den Fall direkt zu aktualisieren:

  • „Ändere den Status auf In Bearbeitung"

  • „Setze die Priorität auf hoch"

  • „Aktualisiere den Titel, um die Wohnungsnummer einzufügen"

  • „Weise diesen Fall Maria zu"

Gustav bestätigt jede Änderung, bevor er sie anwendet.

Bestehende Entwürfe bearbeiten

Wenn ein Aktionsentwurf Anpassungen benötigt, fragen Sie Gustav, anstatt das Formular zu öffnen:

  • „Ändere den E-Mail-Empfänger auf den Hausverwalter"

  • „Füge die Inspektionsfotos zur Auftragsbeschreibung hinzu"

  • „Aktualisiere den ERP-Ticket-Titel"

ERP-Tickets aktualisieren

Gustav kann auch Änderungen an ERP-Tickets vorschlagen, die bereits in Ihrem ERP-System erstellt wurden. Er zeigt die vorgeschlagenen Änderungen mit deutlich markierten geänderten Feldern, und Sie bestätigen, bevor die Aktualisierung synchronisiert wird.

Persönliche Anweisungen vorschlagen

Wenn Gustav ein Muster in Ihren Gesprächen erkennt — zum Beispiel, dass Sie immer einen formellen Ton in E-Mails bevorzugen oder Heizungsthemen stets einem bestimmten Kontakt zuweisen — kann er vorschlagen, das als persönliche Anweisung zu speichern. Der Vorschlag erscheint direkt im Chat als Änderungsvorschlag. Sie können ihn annehmen, anpassen oder verwerfen.

Persönliche Anweisungen werden in Ihrem Browser gespeichert und gelten für alle zukünftigen Gustav-Konversationen. Sie können sie auch manuell in Ihren Profileinstellungen bearbeiten.

Entitäten verknüpfen und entfernen

Gustav kann die Verbindungen zwischen Ihrem Fall und anderen Elementen verwalten:

  • „Verknüpfe Martins E-Mail von gestern mit diesem Fall"

  • „Entferne den Telefonanruf, der versehentlich hinzugefügt wurde"

Sitzungsspeicherung

Gustav speichert Ihre Konversation für jeden Fall. Wenn Sie das Chat-Panel schließen und später wieder öffnen, sind Ihre vorherigen Nachrichten und der Kontext noch vorhanden. So können Sie über mehrere Sitzungen hinweg an einem Fall arbeiten, ohne Ihren Gesprächsverlauf zu verlieren.

Falls sich der Fall seit Ihrer letzten Sitzung geändert hat (neue E-Mails eingetroffen, Aktionen abgeschlossen), kann Gustav seinen Kontext aktualisieren. Fragen Sie „Was gibt es Neues in diesem Fall?" oder nutzen Sie die Aktualisierungsoption, falls verfügbar.

Tipps für die effektive Nutzung

  • Seien Sie konkret: „Entwirf eine E-Mail an den Mieter über den Installateurbesuch am Donnerstag" funktioniert besser als „Schreib eine E-Mail."

  • Prüfen Sie vor dem Senden: Gustav erstellt Entwürfe, keine finalen Aktionen. Überprüfen Sie den Inhalt immer vor dem Versenden von E-Mails oder dem Erstellen von ERP-Einträgen.

  • Nutzen Sie Gustav für komplexe Aufgaben: Gustav ist am hilfreichsten, wenn Sie Informationen aus mehreren Teilen des Falls kombinieren müssen — zum Beispiel beim Erstellen einer E-Mail, die Auftragsdetails und Kontaktinformationen des Mieters referenziert.

  • Stellen Sie Folgefragen: Wenn ein Entwurf nicht ganz passt, sagen Sie Gustav, was er ändern soll, anstatt von vorne zu beginnen.

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